Заполнение трудовой книжки: основные правила и примеры

Заполнение трудовых книжек в 2020 году регулируется следующими нормативными документами:

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко прописанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

• первое трудоустройство;
• оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

• Ф.И.О.;
• дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
• образование и специальность;
• профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст вписывается аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. Какие документы работник предоставляет при заключении трудового договора:

• об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
• о воинском учете (если лицо военнообязанное);
• СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
• паспорт.

Трудовая в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ. Образец оформления трудовой книжки 2020 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек.

В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.

Целесообразнее назначить двух работников на это направление. Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2020 года

Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку… Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2020 году в этом случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

• наименование компании;
• число, месяц, год внесения записей;
• сам факт приема на работу;
• передвижения по должностям;
• переводы (на постоянной основе);
• совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
• причины расторжения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2020 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д.

), при увольнении записи вносятся в последний рабочий день (пункт 10 Правил, утвержденных Постановлением № 225). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил). Каждой записи соответствует порядковый номер.

Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Образец заполнения трудовой книжки (2020)

Правила заполнения трудовой книжки (2020)

Порядок внесения информации в этот раздел:

1. В графу «Сведения о работе» вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (в соответствии с приказом или фактическим допуском к работе).
4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в этом случае, смотрите ниже.

Как внести запись об увольнении

Запись в трудовую вносится в соответствии с приказом нанимателя (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (ст. 77 ТК РФ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Пример заполнения трудовой книжки по этому основанию представлен чуть ниже.

Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то применяется ссылка на статью, запись такая: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть).

В знак ознакомления с записью работник ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными.

После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Правильное заполнение трудовой книжки (2020) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Вносим запись о поощрении и награждении

В носятся в трудовую книжку и записи о профессиональных заслугах сотрудника, наградах и поощрениях за хороший труд (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки — выше.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш заводится и вшивается в трудовую, когда места в основном документе о стаже не остается и новые сведения вписывать уже некуда. Форма вкладыша утверждена Постановлением Правительства № 225.

Из важного, что надо знать про вкладыш:

• он вшивается (прямо нитками, каким образом — неважно, важно прикрепить);
• при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
• номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
• все остальное заполнение идентично трудовой.

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, за образец, как заполнить трудовую книжку РК (2020), возьмите приведенные выше примеры.

Источник: https://clubtk.ru/pravila-zapolneniya-trudovoy-knizhki

Правила и порядок заполнения трудовой книжки

В итоге внесения небрежных или неправильных записей у работника может оказаться трудовой стаж не засчитанным, что приведёт его к массе неприятных переживаний и хлопот. Из этого следует, что не только кадровик и работодатель должен быть осведомлён о правилах надлежащего заполнения трудовой книжки, но и работник должен, со знанием дела, убедиться, что его трудовая заполнена правильно.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-83. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Кто должен заполнять трудовую книжку?

При этом его деятельность должна курироваться работодателем, так как на него возложена ответственность за работу с документами повышенной отчётности и контроля, к которым относятся трудовые книжки и вкладыши к ним.

Если штатное расписание не предусматривает должности кадровика, все записи делаются уполномоченным лицом, которое назначается приказом руководителя. После этого назначения, специалисту придётся получить информацию о правильном ведении и заполнении ТК и других важнейших документов, так как он будет нести за них ответственность наряду с руководителем.

Какие записи должны быть в ТК?

Трудовая каждого работника должна содержать определённые сведения о нём, которые указываются на титульном листе:

• личные данные (Ф.И.О.);
• дата рождения;
• образование;
• специальность;
• дата заполнения.

Фамилия, а также сведения об образовании и квалификации должны быть актуальны на момент заполнения трудовой.

Если владелица трудовой вышла замуж, что повлекло изменение фамилии, то её надлежит вписывать в соответствии с паспортом.

Титульный лист – идентификатор принадлежности. Внутри ТК расположены графы, которые требуют надлежащего заполнения. В них вносятся сведения о работе, а также сведения о переименовании организации и других реорганизационных мероприятиях.

Какие сведения вносятся в ТК?

В трудовую каждого работника вносятся сведения о работе, на которую он устраивается и которую выполняет в течение определённого времени. Как правило, это постоянная работа в организации, на предприятии или у индивидуального предпринимателя.

Эти сведения должны содержать:

• дату приёма;
• дату увольнения;
• сведения о работе;
• подразделение;
• разряд или должность;
• основания приёма или увольнения.

Примеры записей различных профессий, таких как водитель, бухгалтер, колхозник и пр. смотрите тут.

Если закончилась трудовая книжка — как правильно продолжить запись? Ни в коем случае нельзя:

1. Продолжать вносить записи в ТК, исправив надпись «сведения о награждении» на «сведения о работе».
2. Вклеивать чистые листы от бланков трудовых или разлинованные на компьютере (от руки) самостоятельно.

• Если в трудовой книжке закончились страницы сведения о работе необходимо вшить заполненный вкладыш.
• Сроки внесения записей в трудовую книжку: при приёме на работу сотрудника, запись в его книжку должна быть внесена в течение календарной недели или в течение 5 рабочих дней, но не позднее.
• При увольнении – в день увольнения, в некоторых случаях – не позднее 3 рабочих дней.

Если приём на работу осуществляется в порядке перевода, запись можно делать в день приёма, так как работодатель обязан осуществить трудоустройство такого работника. Естественно, если должностной переводпроизводится внутри организации – запись необходимо произвести в один день. Им должен быть день перевода.

По требованию работника может быть внесена запись о работе по совместительству. Самостоятельно проявлять такой инициативы не стоит, так как учитываться будет трудовой стаж по постоянному месту работы.

В ТК не вносятся сведения:

• о больничных;
• о декретном отпуске и отпуске по уходу за ребёнком;
• о трудовых отпусках и командировках.

Не вносятся также сведения об испытательном сроке при приёме на работу.

В этом случае используется определённый алгоритм внесения записи после прохождения испытательного срока на основании соответствующего приказа.

Какой ручкой заполнять трудовую книжку?

При внесении в книжку или вкладыш сведений о работе, а также при заполнении титульного листа, записи должны быть внесены аккуратно, без помарок. Для этого у кадровика должна быть шариковая ручка синего, фиолетового или чёрного цвета, которая не мажет, и не слишком бледная.

Запись должна служить долго и быть чёткой. В том случае если она размажется – её придётся восстанавливать. Переписать запись и признать её недействительной, могут и в том случае, если цвет текста сведений будет чрезмерно тусклым, что затруднит его прочтение.

Инструкции предусматривают также использование чернил. В настоящее время этим разрешением кадровики активно пренебрегают, так как практически не осталось специалистов, виртуозно владеющих каллиграфией, что требует применения чернил. Если при их использовании будет поставлена чернильная клякса – книгу могут посчитать испорченной.

Можно ли заполнять трудовую книжку гелевой ручкой? По поводу гелиевых ручек нет прямых указаний на запрет их использования. В то же время, их использование категорически не рекомендуется:

1. Их использование может привести к порче странички трудовой, где с обратной стороны уже сделаны записи. Гелиевая паста может их повредить, сделав текст неразборчивым.
2. Гелиевая паста не всегда позволяет сделать запись разборчивой, так как оставляет за собой более широкую бороздку.
3. Гелиевые пасты сильнее размазываются и даже стираются, что в итоге может привести ТК в негодность.

При ненадлежащем использовании ручки или в случае внесения смазанных, некачественных записей, трудовая инспекция может назначить штраф.

Основные положения рассматриваемых норм отражают Правила и Инструкции:

1. Правила ведения и хранения ТК утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. за № 225.

Источник: https://lawyer-consult.ru/administrative/oformlenie-dokumentov/trudovaya-knizhka/zapolnenie

Основные правила заполнения трудовых книжек

На всех работников, которые официально оформлены, нужно заводить трудовые книжки. Правила по заполнению трудовых книжек должен знать каждый кадровик. При исполнении обязанностей по совместительству записи производятся только по желанию работника. Главные данные заполняются на основном месте работы.

Если предыдущая запись о приеме не закрыта, то вносить новую не разрешено. Сначала нужно юридически уволиться с прошлого места работы.

Правила: заполнение трудовых книжек

Перед заполнением данных о приеме необходимо убедиться, что личная информация работника вписана без ошибок. Проверить это можно по паспорту работника или другим удостоверениям личности. В случае ошибок запись в такую книжку производиться не может. Также она недействительна без печати и подписи.

Общая информация

Все даты, которые проставляются в трудовых книжках, должны быть выполнены арабскими цифрами. Год обязательно должен состоять из четырехзначного числа, месяц обозначается тоже числом.

1. Записи нужно делать очень аккуратно, ручкой с пером или гелевой, чернилами, шариковой пастой черного, фиолетового или синего цветов. Не допускаются сокращения.
2. Зачеркивания и исправления неточных или ошибочных сведений запрещены.

Исправления производятся таким образом: пишется следующие номер и дата. В третьей графе указывается, что запись под таким-то номером недействительна. После этого делается правильная запись с указанием приказа, который дает основания производить исправления.

Если запись по каким-то причинам признана недействительной, то исправления происходят по тому же принципу.

Если работник требует, то ему должен быть предоставлен дубликат, в который не внесена недействительная запись. При этом обязательно в верхнем правом углу главной страницы пишется слово «Дубликат». На титульной странице старой трудовой книжки помечается, что выдан дубликат, и его серия и номер.

Правила заполнения данных о работнике

Сведения о работнике заполняются соответственно Правилам по ведению книжек. Данные указываются на первой странице и имеют следующую форму:

1. Фамилия работника, его имя и отчество не сокращаются, обязательно нужно указывать их полностью. Дата рождения тоже не должна быть сокращенной. Все личные данные заполняются на основании паспорта работника.
2. Запись об образовании работника заполняется исключительно при наличии документов, его подтверждающих: диплом, удостоверение или аттестат.
3. Если есть правильно заверенные документы о незаконченном образовании, то на их основании можно сделать запись.
4. Специальность и профессия заполняются только так, как указано в документе. Это относится и к курсам повышения квалификации.

После заполнения работник должен перечитать все данные, исключить наличие ошибок и поставить свою подпись, таким образом заверяя достоверность информации. Также первую страницу должно подписать лицо, уполномоченное вносить данные, которое несет ответственность за ведение книжки работника. Потом ставится печать организации, где была впервые заполнена трудовая.

Все изменения, касающиеся фамилии, инициалов и даты рождения, производятся исключительно на основании паспорта или других документов, где подтверждаются новые данные. Нужно указать номер и дату этих документов.

Вся информация вносится на главный лист трудовой книжки. Прежние данные нужно зачеркнуть одной чертой и записать новые. На обратной стороне проставляются регистрационные данные нового документа и заверяются подписью работника и печатью организации.

Все дополнения и изменения, которые делаются на первой странице, могут осуществляться только при наличии уже имеющихся записей, или происходит заполнение строк без зачеркивания ранее сделанных записей.

Правила ведения записей в трудовой книжке имеют немаловажное значение, так как это документ, который необходим работнику в течение всей жизни.

Правила заполнения данных о работе

В третьей графе производится запись о принятии на работу, указываются структурное подразделение с точным наименованием и полное название должности. В четвертую графу вписывается документ, который является основанием для приема на работу. Обязательно нужно указать дату и номер этого документа. Эти данные должны строго соответствовать штатному расписанию организации.

Все изменения, которые вносятся в штатную сетку, должны доноситься к сведению работника и отражаться в его трудовой книжке. По аналогии указываются приказ или распоряжение, которые аргументируют эти изменения. Дополнения, касающиеся повышения разряда или категории, тоже обязательно отображаются в трудовой книжке.

Если человек выполнял обязанности по совместительству, то по его желанию может быть произведена запись по основному месту работы. Для этого он должен представить документ, который подтверждает эту деятельность.

В первой графе раздела «Сведения о работе» указывается порядковый номер, во второй графе – дата приема на работу в роли совместителя.

В третьем столбике делается запись о назначении работника совместителем, указываются название структурной единицы, название должности или профессии, квалификация.

В четвертой графе отмечаются название, номер и дата документа, на основании которого совместитель выполнял свои обязанности.

В случае, если лица отбывали наказание в виде исправительных работ, то запись о том, что время этих работ не включается в общий трудовой стаж, делается так: в разделе «Сведения о работе» в первом столбце ставится порядковый номер, во второй графе указывается дата.

В третьем столбце делается запись «Время работы с даты такой-то по дату такую-то не засчитывается в непрерывный трудовой стаж». Дата указывается арабскими цифрами полностью.

В четвертом столбце вписывается документ, который подтверждает данное действие, а также его номер и дата.

Если необходимо восстановить трудовой стаж, то запись выглядит так: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такой-то даты». Дата указывается цифрами, без сокращений. В четвертом столбце по аналогии указываются дата и номер соответственного документа.

Заполнение данных о награждении

Если работник был награжден, то эти данные должны быть внесены в трудовую книжку. В разделе «Сведения о работе», в третьей графе, нужно указать полное название организации.

В первом столбце ставится порядковый номер, во втором столбце дата награждения. В третьем – подробно указывается, кем награжден работник, за что и какой наградой.

В четвертой графе записывается документ, который подтверждает награждение, его номер и дата.

Заполнение данных об увольнении

• Запись об увольнении в книжке нужно сделать следующим образом. В первом столбце проставить порядковый номер, во втором – дату расторжения трудового договора. В третьей графе делается запись о расторжении трудового договора с указанием причины. В четвертом столбце указывается наименование документа, являющегося основанием, его номер и дата.

Датой расторжения трудового договора является последний рабочий день.

В случаях, если законом или дополнительным соглашением предусмотрено иное, то это тоже отображается в трудовой книжке.

• Если трудовой договор разрывается согласно основаниям, которые предусмотрены в Трудовом кодексе Российской Федерации, то в трудовой книжке отмечается соответствующий пункт статьи.

• Если инициатором расторжения трудового договора является работодатель, то все причины должны быть описаны в трудовой книжке, и обязательно нужно указать ссылки на закон.
• Если увольнение и прекращение трудового договора осуществляется по причинам, не зависящим от сторон, то запись в трудовой книжке обязательно должна иметь соответствующее законодательное подтверждение в виде ссылки на статью закона.
• Если для расторжения трудового договора были дополнительные основания, которые предусмотрены законодательством, то эти записи тоже отображают в трудовой книжке.

Если инициатором увольнения был работник, то запись будет иметь приблизительно такой вид: «Уволен по собственному желанию в связи с такой-то причиной». Обязательно нужно указать ссылку на закон.

Нюансы заполнения данных о расторжении трудового договора или приеме на работу в связи с переводом

• При расторжении трудового договора с работником в связи с тем, что его переводят на другую постоянную должность, в разделе «Сведения о работе» в третьем столбце нужно указать, в каком порядке осуществляется перевод, и с его ли согласия.
• При увольнении по той причине, когда работник переходит на выборную работу, к другому работодателю или в другую организацию, в трудовой книжке запись будет выглядеть примерно таким образом: «Уволен в связи с переходом на выборную работу на такую-то должность в такую-то организацию». Также необходимо указать ссылку на закон.

На новом месте работы делается запись о приеме с наименованием выборного органа, его аббревиатуры. В третьем столбце указывается, на какую должность принят работник. В четвертой графе записываются дата и номер принятия соответственного решения выборного органа.

Основные правила заполнения дубликата документа

• Правила заполнения дубликата прописаны в Инструкции, разделы 1-6.
• Если до данного места работы человек уже работал в других организациях, то при заполнении дубликата в разделе «Сведения о работе» в третьем столбце в первую очередь нужно сделать запись об общем стаже. Это должно быть подтверждено соответствующими документами.

Стаж в таком случае прописывается общим числом лет, месяцев и дней без указания конкретных должностей и наименований организаций.

• После этого трудовой стаж расписывается по отдельным периодам в общепринятом порядке: в первой графе указывается порядковый номер, во втором – дата приема. В третьем столбце прописываются наименование структурного подразделения, должности, специальности и квалификации. Если есть документы, подтверждающие перевод работника на другое место работы или другую должность, то это тоже отображается в трудовой книжке.

Во втором столбце указывается дата расторжения трудового договора, а в третьей – причины и основания, если в подтверждающем документе они прописаны.

Основное правило заполнения новой трудовой книжки – вводят только те данные, которым существует документальное подтверждение.

В четвертом столбце записываются название, номер и дата документа, в соответствии с которым выполнены все записи в дубликате документа. Все оригиналы, которые требовались для заполнения, должны быть переданы владельцам. Работодатели должны оказывать посильную помощь и содействие в получении документов, которые подтверждают факт работы человека в их организации.

Источник: https://hr-portal.ru/article/osnovnye-pravila-zapolneniya-trudovyh-knizhek

Порядок и правила заполнения трудовой книжки работника

Современного человека сложно представить без стабильной работы. Официальная должность, своевременная зарплата, пенсионные и страховые выплаты — все это возможно лишь при оформлении в соответствии с законом. Как правильно заполнить трудовую книжку — основной документ учета работника в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации? Стоит разобраться с этим вопросом подробно.

Значимость трудовой книжки

Трудно переоценить ценность акта, в котором хранится весь служебный путь гражданина. В данной книжке фиксируется не только оформление человека на работу, но и каждое его передвижение по карьерной лестнице, особенности труда, место занятости и должность. С помощью нее вычисляется стаж, а значит, ее правильное ведение напрямую влияет на будущую пенсию гражданина и наличие дополнительных выплат, либо льгот.

К тому же, как и с любым документом государственного образца, с ее помощью можно оспорить неправильное начисление стажа, доказать фактическую принадлежность к тому или иному месту работы.

Важно! Поэтому к ведению книги персонального учета работника следует относиться максимально ответственно.

Нормативная база

Использование любого документа не имело бы смысла без его нормативной закрепленности. Позиции трудовой книжки закрепляют сразу несколько правовых актов. Это:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации. Он устанавливает основы всех отношений в сфере профессиональной деятельности, в нем заложено главенство акта персонального учета работников;
2. Постановление Правительства Российской Федерации № 225 и Минтруда № 69. В первом акте рассматриваются нормы ведения и учета бумаг, а также их хранения. Во втором — инструкции и основные правила по заполнению и руководства для кадровиков;
3. Другие подзаконные акты, например, письма Роструда. Могут определять более частные моменты, такие, как возможность временной передачи бланков работнику на руки.

Отдельные вопросы регулируют Уголовный кодекс, а также Кодекс об административных правонарушениях. В их юрисдикции находятся прецеденты подделки документов, подлога, мошенничества с ними, а также нарушение общего законодательства в сфере труда и сходных отношений.

Скачать для просмотра и печати:

Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

Источник: https://potrebitel.guru/rabota/zapolnenie-trudovoj-knizhki.html

Правила заполнения трудовой книжки

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.

2003 № 225 уточняется, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице генерального директора. Он должен приказом, сформированным в произвольной форме, назначить специально уполномоченное лицо.

При этом в приказе важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначаться отдельным приказом работодателя.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции.

Но часто этот функционал поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек.

Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Второй важный вопрос, связанный с трудовыми книжками, касается приобретения бланков. Нередко работник сам приносит работодателю бланк трудовой книжки. Однако брать такой бланк работодатель не может. Согласно п.

 44 Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Он может приобрести эти бланки непосредственно у изготовителя либо у официальных распространителей.

На работодателе также лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. С этой целью он должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься. 

В п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (Инструкция № 69). В нем, в частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

• допускается использование перьевой или гелевой ручки, ручки-роллера (в том числе шариковой);
• чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими, а цвет — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются, о чем есть предупреждение в п. 11 Правил Постановления Правительства № 225.

Часто работодатели задают вопрос: можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации? Если буквально подходить к соблюдению правил, то такой подход не является соответствующим требованиям по оформлению записей в трудовую книжку.

Но, как правило, госинспекции по труду не привлекают работодателей к ответственности, если название организации проставляется штампом. Однако важно, чтобы штамп проставлялся правильно: горизонтально, не захватывая лишние графы (в графе 3) и т.д.

В п. 11 Правил Постановления Правительства № 225 содержится предупреждение о том, что каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.

И эта норма вступает в противоречие с Постановлением Минтруда № 69, в котором говорится о том, что не нужно нумеровать записи при переименовании организации и в случае, когда вы оформляете дубликат, не нужно нумеровать записи об общем стаже.

Как правильно поступать в таком случае и на какой документ опираться?

Когда возникают противоречия в нормативно-правовых актах, то с юридической точки зрения правильнее руководствоваться положениями вышестоящего нормативно-правового акта. В данном случае — Постановлением Правительства № 225, которое говорит о том, что нумерация все-таки нужна. 

Как заполнить титульный лист

Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, на вебинаре «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении» объясняет, какие правила действуют при заполнении титульного листа трудовых книжек: 

Сведения о приеме на работу в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами. 

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.

В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в  ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком». 

В графе 4 вписывается приказ, на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к». 

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно. 

Также следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадают.

• При внесении перевода следует руководствоваться следующим алгоритмом:
• В графе 1 («№ записи») указываем порядковый номер.
• В графе 2 — дату перевода.

В графе 3 — делаем запись: «Переведен(а) ». Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер). 

• Запись о времени военной службы

В раздел «Сведения о приеме на работу…» также вносится запись о времени военной службы. В этом случае в графе 2 указывается дата внесения записи.

В графе 3 делается запись следующего характера: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 01.01.2017 по 01.01.2018».

В графе 4 указываем военный билет. Например, «Военный билет ГТ № 111112».

Таким же образом вносятся записи о работе по совместительству, но по желанию работника и если от него есть соответствующее заявление. Кроме того, в трудовую книжку, согласно п. 21 Постановления Правительства № 225, может вноситься информация о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Общие правила того, как это делать правильно, сформулированы в Постановлении Минтруда № 69:

• в графе 1 ставится порядковый номер записи;
• в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
• в графе 3 делается запись о причине увольнения;
• в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»? 

В 2006 году в Трудовом кодексе появилась ст. 84.1, регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора.

Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».

При этом Постановление Минтруда № 69 обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ.

В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен». 

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора. 

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 15 Постановления Правительства РФ №225 на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст.

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.

Источник: https://kontur.ru/articles/5380

Заполнение трудовой книжки в 2020 году: правила и образец

Общие правила установлены в статьях 66 и 84.1 ТК РФ. Детализация этих норм содержится в двух документах. Первый — Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв.

постановлением правительства РФ от 16.04.03 № 225; далее — Правила). Второй документ — Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69; далее — Инструкция).

Перечислим ключевые положения.

Во-первых, все записи вносятся ручкой. Она может быть шариковая, гелиевая или перьевая. Допускаются чернила синего, фиолетового или черного цвета. Есть одно исключение — первоначальную запись о работодателе в раздел «Сведения о работе» можно внести путем проставления соответствующего штампа (письмо Роструда от 19.08.15 № 1922-6-1).

ВАЖНО. Нужно следить, чтобы чернила не выцветали со временем, поскольку трудовая книжка должна служить работнику до самой пенсии.

Во-вторых, недопустимы сокращения (например, запрещено писать «прик.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение»). При указании должностей работников и сокращенного названия организации можно использовать аббревиатуры, обозначающие организационно-правовую форму (ООО, АО, ФГУП и др.).

В-третьих, установлены единые правила отражения дат. Число и месяц указываются двузначными, а год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 24.10.2020). Но есть исключение. На титульном листе дата заполнения трудовой книжки вносится иначе: число и год — арабскими цифрами, а месяц — прописью.

В-четвертых, в каждом из разделов записи нумеруются отдельно, сквозным методом (1, 2, 3 и т.д.). Если все страницы раздела заполнены, оформляется вкладыш, в котором нужно продолжить нумерацию соответствующего раздела из трудовой книжки (п. 38 Правил).

Бесплатно составлять кадровые документы по готовым шаблонам и вести кадровый учет в веб-сервисе

Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу

Работодатель обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства. В этом случае книжка заполняется в присутствии работника (п. 8 Правил).

Бланк трудовой книжки приобретает работодатель. Но расходы разрешено переложить на работника. В частности, по его заявлению можно удержать стоимость бланка из заработной платы (п. 47 Правил). ККТ при выдаче трудовой книжки не применяется (письмо Минфина от 25.01.19 № 03-01-15/4355).

Титульный лист заполняется на основании тех документов, которые принес работник (паспорт, диплом и т.п.).

Из документов об образовании (диплома, аттестата, справки об обучении и т.п.) переносятся сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), а также о профессии и специальности.

ВНИМАНИЕ. Записи нужно вносить точно так же, как они указаны в документе об образовании, без каких-либо сокращений.

На титульном листе указывается дата заполнения (число и год цифрами, а месяц — прописью). После этого вносятся две подписи: работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Если работодатель использует печать, то нужно проставить ее оттиск.

Дальнейшие записи в трудовую книжку человека, впервые принятого на работу, оформляются точно также, как и по остальным сотрудникам.

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

Изменение титульного листа

Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.

Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения.

Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения.

Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.

Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа.

Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют.

Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.

СПРАВКА. Исправление ошибок, допущенных при заполнении титульного листа, происходит в ином порядке (см. ниже главку «Как исправить ошибку в трудовой книжке»).

Сведения о приеме на работу

Информация о приеме на работу отражается в разделе «Сведения о работе». Он заполняется одинаково как для тех, кому трудовая книжка оформляется впервые, так и для тех, кто ранее уже работал.

Сначала указываются данные о работодателе. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.

Под заголовком вносится непосредственно запись о приеме на работу. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер (т.е. следующий за тем, который уже имеется в книжке, либо «1», если это новая трудовая книжка).

А в графе 4 отражаются данные о самом приказе: наименование документа, а также его дата и номер.

Бесплатно оформить и распечатать приказ по форме № Т‑1

ВНИМАНИЕ. Никакая другая информация из приказа о приеме на работу, в том числе сведения об испытательном сроке, в трудовую книжку не переносится.

Заполнение трудовой книжки при увольнении

Информация об увольнении сотрудника вносится в раздел «Сведения о работе». Делается это следующим образом.

В графе 1 указывается номер записи (следующий по порядку после номера, присвоенного предыдущей записи).

В графу 2 вносится дата увольнения, указанная в соответствующем приказе (можно использовать унифицированную форму № Т-8).

Отметим, в некоторых случаях дата увольнения может не совпадать с датой издания приказа. Например, такое возможно при отпуске с последующим увольнением или при увольнении за прогул.

В графу 3 нужно вписать причину и основание увольнения. Все данные переносятся из приказа. Основание увольнения вносится так, как оно записано в ТК РФ или ином федеральном законе со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).

ВАЖНО. В трудовой книжке допустимы следующие записи: «Уволен», «Трудовой договор прекращен» или «Трудовой договор расторгнут».

Это связано с тем, что полное название унифицированной формы приказа звучит так: Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).

А значит, термины «увольнение», «прекращение» и «расторжение» трудового договора являются равнозначными.    

После того, как сделана отметка об увольнении, надо заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы сотрудника.

Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» на строчке, следующей за той, в которой указана причина увольнения, проставляется подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности.

Если у организации или ИП есть печать, эта подпись заверяется соответствующим оттиском. На следующей строчке должен поставить свою подпись увольняемый работник

• Примеры записей об увольнении
• Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Уволен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Уволен в связи с сокращением штата работников индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Как исправить ошибку в трудовой книжке

Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена и когда обнаружена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа и выявлена сразу же, то такая трудовая книжка признается испорченной и подлежит уничтожению (с составлением акта). На работника оформляется новая книжка (п. 42 Правил).

Если ошибка на титульном листе обнаружена после подписания бланка сотрудником и внесения в книжку прочих записей, то придется делать исправление.

Неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки.

Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.

При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок. Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. 1.2 Инструкции).

При обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч. неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.

В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря».

Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».

В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.

ВНИМАНИЕ. Вносить исправления можно не только в отношении «своих» ошибок. В таком же порядке корректируются ошибки, допущенные предыдущими работодателями. При этом инициатором внесения исправлений должен быть сам работник. Действующий работодатель может указать ему на ошибку и обязан, в случае обращения работника, оказать ему необходимую помощь (п. 27 Правил).

Как заверить копию

Копия трудовой книжки выдается работнику на основании его письменного заявления. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после поступления заявления (ст. 62 ТК РФ).

Копия оформляется следующим образом. Осуществляется светокопирование всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с внутренней стороны обложки. При этом на каждой странице копии делается надпись (или проставляется штамп) о верности копии («Копия верна» или «Верно»). Эта надпись заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.

На копии той страницы, где содержится последняя запись трудовой книжки, сразу после этой строчки вносится фраза «Работает по настоящее время». Эта запись также заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.

Бесплатно вести табель учета рабочего времени в бухгалтерском веб‑сервисе

Дубликат трудовой книжки

Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).

Во всех этих случаях необходимо заполнить новый бланк трудовой книжки. При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат».

После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата.

Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа такой же, как и при оформлении трудовой книжки человеку, впервые поступающему на работу.

Раздел «Сведения о работе» заполняется следующим образом.

В графу 3 без всякого заголовка, а также без присвоения номера и указания даты вносится запись об общем стаже сотрудника по состоянию на дату поступления на работу к действующему работодателю.

То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих местах работы. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца 12 дней».

Стаж подсчитывается на основании подтверждающих документов или трудовой книжки, если она не утрачена.

После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.

Следование перечисленным выше требованиям позволит правильно заполнить трудовую книжку в 2020 году, составить ее копию или дубликат. А значит, в случае проверки работодателю не грозит штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

За нарушения, допущенные при заполнении трудовой книжки, или за ее отсутствие санкции могут составить: для организации — 50 000 руб., для ИП — 5 000 руб.

Кроме того, корректное ведение трудовых книжек позволит избежать конфликтов с работниками, в том числе судебных разбирательств.

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/beginner/2019/12/15266